Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Pendidikan Kota Semarang

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pendidikan Kota Semarang serta mengidentifikasi faktor pendukung dan penghambat dalam pelaksanaanya. Pengelolaan arsip dinamis memegang peran penting karena memiliki fungsi sebagai dasar akuntabilitas, sumber informasi, dan pendukung pelayanan publik dalam instansi pemerintah. Permasalahan utama yang dikaji diantaranya yaitu belum optimalnya pengelolaan arsip dinamis, khusunya pada aspek sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta pemanfaatan sistem kearsipan elektronik. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian ditentukan secara purposive sebanyak tujuh informan yang berdasarkan memiliki keterlibatan dalam pengelolaan dan penggunaan arsip dinamis. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi, dan dokumentasi. Selanjutnya, analisis data menggunakan model inetarktif Miles dan Huberman yang meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis telah dilaksanakan melalui tahapan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Melalui aplikasi SRIKANDI, pemanfaatan sistem telah mendukung penciptaan dan penggunaan arsip, namun belum sepenuhnya optimal akibat kendala teknis dan keterbatasan kompetensi pegawai. Selain itu, sarana penyimpanan yang terbatas dan belum konsistennya pelaksanaan penyusutan arsip menjadi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis. Temuan ini menegaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis memerlukan peningkatan kompetensi sumber daya manusia, penguatan sarana prasarana, serta optimalisasi sistem kearsipan elektronik agar mampu mendukung efektivitas administrasi dan pelayanan publik. Penelitian ini merekomendasikan peningkatan kompetensi sumber daya manusia melalui pelatihan kearsipan secara berkala dan mengoptimalkan pemanfaatan sistem SRIKANDI yang dapat mendukung efektivitas administrasi serta pelayanan publik.

This study aims to analyze dynamic records management at the Semarang City Education Office and identify supporting and inhibiting factors in its implementation. Dynamic records management plays an important role because it serves as a basis for accountability, a source of information, and a support for public services in government agencies. The main issues examined include the suboptimal management of dynamic archives, particularly in terms of human resources, facilities and infrastructure, and the use of electronic archiving systems. This study uses a descriptive method with a qualitative approach. The research subjects were determined purposively, consisting of seven informants who were involved in the management and use of dynamic archives. Data collection was conducted through in-depth interviews, observation, and documentation. Furthermore, data analysis used the Miles and Huberman interactive model, which includes data reduction, data presentation, and conclusion drawing. The results showed that dynamic archive management had been implemented through the stages of creation, use, maintenance, and reduction of archives. Through the application of SRIKANDI, the use of the system has supported the creation and use of archives, but it has not been fully optimized due to technical constraints and limited employee competence. In addition, limited storage facilities and inconsistent implementation of archive disposal are obstacles to dynamic archive management. These findings confirm that dynamic records management requires improved human resource competencies, strengthened infrastructure, and optimized electronic archiving systems to support effective administration and public services. This study recommends improving human resource competencies through regular archiving training and optimizing the use of the SRIKANDI system to support effective administration and public services.