Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis secara mendalam serta mengidentifikasi kendala dan pendukung yang terdapat pada kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Subjek dalam penelitian ini adalah arsiparis yang memahami terkait pengelolaan arsip dinamis inaktif. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif, dengan teknik observasi, wawancara mendalam terhadap informan, dan dokumentasi sebagai instrumen pengumpulan data. Data yang diperoleh dianalisis dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi, serta melakukan keabsahan data dengan triangulasi teknik dan member check. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah pada dasarnya telah berjalan dengan cukup baik, mencakup kegiatan pemindahan, penataan dan penyimpanan, pelayanan, dan pemusnahan arsip yang telah diimplementasikan secara terstruktur dan sistematis serta sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan mengikuti Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 16 Tahun 2022 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Provinsi Jawa Tengah. Namun demikian, masih terdapat kendala yang terjadi, yaitu minimnya tenaga arsiparis, fasilitas kearsipan kurang memadai, dan keterbatasan anggaran. Temuan ini menegaskan pentingnya ketersediaan sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta dukungan anggaran dalam mewujudkan manajemen arsip yang efektif. Sehubungan dengan hal tersebut dukungan kebijakan dan komitmen lembaga kearsipan daerah provinsi sangat diperlukan guna mengoptimalkan pengelolaan arsip dinamis inaktif.

This study aims to analyze in depth and identify the obstacles and supporting factors in the management of inactive dynamic archives at the Archives and Library Service of Central Java Province. The subjects in this study were archivists who understand the management of inactive dynamic archives. The research method used was descriptive qualitative, with observation techniques, in-depth interviews with informants, and documentation as data collection instruments. The data obtained were analyzed through data reduction, data presentation, and drawing conclusions/verification, as well as conducting data validity with technical triangulation and member checking. The results of the study indicate that the management of inactive dynamic archives at the Archives and Library Service of Central Java Province has basically been running quite well, including the activities of transferring, organizing and storing, servicing, and destroying archives that have been implemented in a structured and systematic manner and in accordance with established procedures following Central Java Governor Regulation Number 16 of 2022 concerning Guidelines for the Management of Dynamic Archives of Central Java Province. However, there are still obstacles that occur, namely the lack of archivists, inadequate archival facilities, and budget limitations. These findings underscore the importance of human resources, facilities and infrastructure, and budgetary support in achieving effective archives management. Therefore, policy support and commitment from provincial archives institutions are essential to optimize the management of inactive archives.