Aplikasi Sistem Informasi E-Letter dalam Upaya Mengelola Surat Menggunakan Metode Prototype Berbasis Mobile

Abstract

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat mendorong instansi pemerintahan untuk mengikuti arus perkembangan sistem digital guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan publik. Salah satu tantangan yang dihadapi oleh Dinas Sosial Kota Lhokseumawe adalah pengelolaan surat menyurat yang masih dilakukan secara manual, sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pengarsipan, kesalahan pencatatan, dan kurangnya efisiensi dalam pelacakan surat. Penelitian ini bertujuan untuk merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan aplikasi E-Letter berbasis mobile sebagai solusi atas permasalahan tersebut. Pengembangan aplikasi dilakukan menggunakan metode Prototype, yang memungkinkan interaksi langsung antara pengguna dan pengembang dalam setiap tahapan pembuatan sistem. Metode ini dipilih karena memberikan fleksibilitas dalam perbaikan sistem berdasarkan masukan pengguna secara berkelanjutan. Metode ini memungkinkan komunikasi intens antara pengembang dan pengguna melalui tahapan perancangan, pembuatan model awal, dan perbaikan berulang hingga aplikasi sesuai kebutuhan. Aplikasi E-Letter dirancang untuk mendukung proses pengajuan, pelacakan status, notifikasi, hingga pengarsipan surat secara digital, baik untuk surat masuk maupun keluar. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode Black Box dan User Acceptance Testing (UAT). Hasil implementasi menunjukkan bahwa aplikasi ini mampu meningkatkan efisiensi proses administrasi serta kualitas layanan surat-menyurat di instansi terkait. Berdasarkan kuesioner yang diberikan kepada 24 responden, diperoleh hasil bahwa aplikasi mendapat respon sangat baik dengan tingkat kepuasan sebesar 82% pada aspek kegunaan, fungsionalitas, dan kenyamanan pengguna. Dengan demikian, aplikasi ini terbukti efektif dalam menjawab kebutuhan pengelolaan surat secara digital serta dapat menjadi referensi pengembangan sistem informasi serupa di instansi pemerintahan lainnya.

E-Letter Information System Application for Managing Correspondence Using the Mobile-Based Prototype Method

Abstract

The rapid advancement of information technology has compelled government institutions to adapt to digital systems in order to enhance the efficiency and effectiveness of public services. One of the challenges faced by the Social Affairs Office of Lhokseumawe City is the manual management of official correspondence, which often results in delays in archiving, recording errors, and inefficiencies in document tracking. This study aims to design, develop, and implement a mobile-based E-Letter application as a solution to these issues. The application was developed using the Prototype method, which enables continuous interaction between users and developers throughout each stage of system development. This approach was chosen for its flexibility, allowing iterative system improvements based on ongoing user feedback. The E-Letter application is designed to support the digital process of submitting, tracking, notifying, and archiving both incoming and outgoing correspondence. Based on testing using Black Box and User Acceptance Testing (UAT) methods, the implementation results demonstrate that the application significantly improves administrative efficiency and the quality of correspondence services within the institution. A questionnaire distributed to 24 respondents revealed a highly positive response, with an 82% satisfaction rate across usability, functionality, and user comfort. Therefore, the application has proven effective in addressing digital correspondence management needs and may serve as a reference for similar information system development in other government institutions.